Con l’avvento della PEC, la redazione dei documenti è più veloce perché non richiede più la stampa su carta. Anche il recapito per mail riduce notevoltente i tempi di recapito. Il risparmio di tempo è quindi ulteriormente riducibile?
Tempo di lettura: 2 minuti
Con la PEC si risparmia quindi tempo nella redazione del documento e soprattutto nella spedizione.
Si può ulteriormente migliorare il risparmio di tempo e nel contempo migliorare la qualità della prestazione?
Facciamo un piccolo calcolo empirico del tempo necessario per la spedizione di un documento via PEC (o anche semplice email), ad esempio il tempo necessario per la spedizione di una semplice procura per persone fisiche (da far firmare al cliente) e per il savataggio della scansione firmata nella cartella del cliente.
Strumenti a disposizione:
Microsoft Word e Microsoft Outlook.
Vediamo le varie fasi di elaborazione
1. Creazione del documento
Aprire Word, digitare il testo o, nella migliore delle ipotesi ricercare un formulario pre-esistente da utilizzare come modello e inserire o sovrascrivere l’informazione già presente nel documento.
2. Reperimento delle informazioni
Aprire il proprio gestionale, ricopiare dalla scheda cliente (o stamparla) nel formulario Nome, Cognome, luogo e data di nascita, domicilio, Codice fiscale, ecc., controllando quanto digitato.
3. Creazione del documento
Stampare il documento e scansionarlo e reperire la scansione oppure esportarlo direttamente in pdf.
4. Spedizione
Aprire il programma di posta elettronica, eseguire il login, creare la mail e digitare l’indirizzo del cliente.
5. Composizione della mail
Ricercare il documento, allegarlo alla mail e spedirla.
Redigere un testo di rito, con i saluti e la richiesta di rispedizione del documento firmato.
6. Salvataggio
Spostare il documento nella cartella cliente.
7. Ricezione
Due giorni dopo la spedizione si riceve la mail con la procura firmata.
Bisognerà estrarne l’allegato, reperire la cartella del cliente per memorizzarlo.
Tempo valutato (con ottimismo e senza interruzioni): 15 min. per la spedizione e 3 minuti per la ricezione, per un totale di poco meno di 20 minuti.
Con AvvocatoPlus?
Se tra gli strumenti a disposizione ci mettiamo anche AvvocatoPlus, sarà sufficiente:
- Scegliere il cliente (1 click e la digitazione di 3-4 lettere contenute nel suo nome breve)
- Scegliere la pratica (1 click)
- Scegliere la funzione di generazione dei documenti (1 click)
- Scegliere il modello, nel caso specifico Procura per persone fisiche e cliccare sul pulsante Genera. (1 click)
Nota: A questo punto Avvocatoplus genererà il documento in formato Word già compilato con le informazioni del cliente (per eventuali modifiche manuali) - Cliccare sul pulsante con l’iconcina della mail (1 click)
Nota: AvvocatoPlus genererà la mail allegandovi il documento in formato pdf . - Digitare il testo di rito e cliccare sul pulsante Invia.
- Il documento e la mail, verranno automaticamente salvati nella cartella del cliente.
- Alla ricezione della mail AvvocatoPlus salverà mail e allegato firmato direttamente e automaticamente nella cartella del cliente, con un solo click.
E se volete mantenere la pratica fisica, sarà sufficiente, al momento della ricezione, cliccare sul pulsante di stampa!
Il tutto in 3 minuti con 7 click, con mail e documenti visibili da tutti i collaboratori che ne hanno diritto.
Nel prossimo Post vedremo che l’adozione del plugin MailComm apporta anche notevoli vantaggi dal profilo della Cyber-sicurezza…
